La procédure de soumission de projet comporte les 3 étapes suivantes:

1ère  Etape:

 
A) Envoyer une lettre d'introduction présentant brièvement le projet, afin de permettre à FPV de déterminer s'il correspond à l'un de ses programmes et répond à ses critères de sélection. 

 
FPV n'a pas de format standard ni de date-limite pour de telle demande initiale ; cependant cette lettre d'introduction ne doit pas excéder 5.000 caractères (+/-deux pages, budget non compris) et doit inclure:

 
1. une présentation concise de l'organisation conduisant le projet, incluant:

i. son ou ses domaine(s) d'expertise
ii. son expérience dans la problématique en question
iii. sa date d'établissement dans le contexte géographique en question
iv. son budget annuel global pour l'année en cours et la mention de ses 3 principales sources de financements.

2. une description synthétique du projet, incluant:

i. ses objectifs généraux et spécifiques
ii. les activités proposées
iii. une estimation du nombre de bénéficiaires directs et indirects
iv. les résultats attendus
v. les critères et indicateurs retenus qui permettront d'évaluer l'impact du projet
vi. une estimation du coût total du projet et la mention des autres sources de financements approchées (financement assuré, à l'étude, et montant des contributions)
vii. une estimation de la contribution demandée à FPV
viii. la durée ou période pour laquelle cette contribution est demandée.

B) Joindre le budget prévisionnel détaillé du projet (en monnaie locale et en Euro, USD, $, GBP, £ ou CHF) pour lequel il n'y a pas de limitation de pages.
 

• Le cas échéant, ce budget doit mentionner le détail de l'affectation ("earmarking") des autres sources de financements assurés ou à l'étude ;
• Si la contribution demandée à FPV porte sur un volet spécifique d'un projet plus large, veuillez inclure le budget prévisionnel global avec mention des autres sources de financements et le budget détaillé du volet soumis à FPV (tous deux en monnaie locale et en Euro,  USD, $, GBP £ ou CHF).

C) Si disponible, joindre copie du rapport d'évaluation ou de l'étude d'impact d'une phase précédente du projet ou d'un projet similaire.

Merci de nous faire parvenir ces informations:

2ème Etape :

Sauf contrainte majeure, FPV informe le demandeur dans les deux mois après réception de la demande initiale et du budget détaillé de sa décision de poursuivre l'étude du projet ou non. En cas d'entrée en matière, le demandeur sera invité à soumettre une proposition de projet complète, à la lumière des indications qui lui seront alors fournies par FPV.

Le Secrétariat de FPV se réserve le droit d'obtenir auprès du demandeur ou de toute autre source, toutes informations jugées nécessaires à l'étude du projet.

3ème Etape :

Une fois avalisée par le Secrétariat, la proposition de projet complète est soumise au Conseil de la Fondation qui se réunit à intervalles réguliers.
Si le projet est approuvé par le Conseil, un accord de partenariat explicitant les attentes de FPV en matière de  rapports ( "reporting")  est usuellement envoyé dans le mois qui suit.   

 
La contribution de FPV se fait en versements échelonnés, subordonnés à la réception des rapports narratifs et financiers intermédiaires demandés dans l'accord de partenariat.

Les projets pluriannuels sont revus annuellement,  le paiement des versements subséquents étant liés à des avancées satisfaisantes.

FPV se réserve le droit de vérifier en tout temps le déroulement du projet et l'utilisation de sa contribution par des visites sur le terrain ou tout autre moyen approprié.